Chargé(e) d'accueil et d'administration des entreprises - Coutances

Les missions

Avec l'accompagnement de votre tuteur, vos principales missions seront : 

- Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires,
- Répondre aux demandes par téléphone et par mail,
- Assurer un premier niveau d'information sur les prestations de l'entreprise (sécurité incendie, maintenance, vérifications réglementaires, formations…) et orienter les interlocuteurs vers le bon service,
- Planifier et suivre les rendez-vous des techniciens et des interventions en lien avec l'équipe,
- Participer à la gestion administrative des dossiers clients (devis, commandes, interventions, facturation, classement et archivage),
- Mettre à jour les bases de données clients et les documents administratifs,
- Participer au suivi des commandes et des relations avec les fournisseurs,
- Contribuer à la valorisation de l'espace d'accueil et à l'image de l'entreprise,
- Assurer le compte rendu et le suivi de son activité.
 

Le profil recherché

Savoir être :

• Disponibilité, courtoisie et capacité d'écoute
• Aisance relationnelle, plaisir d'accueillir et sens du service
• Capacité à travailler en équipe 
• Participer à la valorisation de l’espace d’accueil
• Sens de de l'organisation, rigueur et autonomie
• Réactivité, force de proposition 
• Capacité à gérer des situations tendues et des dossiers simultanés

Savoir faire :

• Bon niveau d'orthographe et de rédaction
• Savoir utiliser les outils de base de la communication (téléphone, internet, teams...) 
• Bonne connaissance des outils informatique et bureautique 
• Savoir utiliser les systèmes d'informations nécessaires à son activité
• Savoir utiliser les ressources mises à sa disposition pour renseigner ses interlocuteurs
• Avoir un premier niveau de connaissance de l'environnement de la formation et de l'organisation de l'AFPA serait un plus 

Descriptif de l'offre

Poste basé sur Coutances (50200)

Rythme :

• 1 semaine de formation par mois en centre Afpa de Coutances
• 3 semaines en entreprise

Durée du contrat : 12 mois

Validation du Titre Professionnel Chargé(e) d'accueil et d'administration des entreprises- niveau 4 (BAC)